Homeoffice ist seit Jahren im Gespräch und doch, wenn überhaupt, nur halbherzig umgesetzt. Die Bedenken der Arbeitgeber sind groß, ob ihre Mitarbeiter im Homeoffice ebenso effektiv sein können, wie bei der Zusammenarbeit im Unternehmen. In Zeiten von Corona wurden nun viele eines Besseren belehrt.

Mit den wachsenden Ausmaßen der Corona-Pandemie waren quasi über Nacht neue Arbeitsmethoden gefragt. Maskenpflicht und Personenbegrenzungen für Innenräume stellten jeden Arbeitgeber unvermittelt vor große Herausforderungen. Der Weg ins Homeoffice war unabdingbar.

Nur eines von vier Unternehmen ermöglichte seinen Mitarbeitern vor der Corona Situation von außerhalb des Büros zu arbeiten, so das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung. Davon machte nur jeder Fünfte Gebrauch. Doch mit Beginn des pandemiebedingten Lockdowns sitzen plötzlich laut Bitkom knapp die Hälfte der Berufstätigen am heimischen PC. Damit einhergehend rückt die Computergestützte Kommunikation schlagartig in den Vordergrund und Programme wie Zoom, Skype, Microsoft Teams oder GoToMeeting gehören von einem Augenblick zum anderen zum Alltag.

Standen noch vor wenigen Monaten Arbeitgeber und Arbeitnehmer diesen Tools eher skeptisch gegenüber, gehört die Arbeit mit diesen jetzt zum Alltag. Und siehe da, es funktioniert, und zwar noch immer. Das Arbeiten von zu Hause scheint demnach einfacher zu sein als angenommen. Und Tatsache ist auch, dass flexiblere Arbeitsweisen der lang gehegte Wunsch vieler Arbeitnehmer sind. Doch ebenso beschäftigen sich viele Unternehmen zunehmend mit der Frage, ob und wie sich die Präsenzpflicht in der Firma mithilfe von Heimarbeitslösungen aufweichen lässt.

Hat Corona diesen Prozess beschleunigt? Ja und nein, denn die schnelle Überführung weiter Teile der Belegschaft in die Heimarbeit kam ungeplant. Die Einführung neuer Richtlinien und Vorgaben für die Arbeit im Homeoffice erfolgt quasi im Nachgang der Maßnahmen. Während IT-Abteilungen zu normalen Zeiten den Einsatz von Kommunikations-Werkzeugen penibel prüfen und an die eigenen Anforderungen anpassen, kommen Microsoft Teams, Skype oder Zoom jetzt sofort zum Einsatz. Nachdem die Arbeitsfähigkeit schnell sichergestellt wurde, gilt es nun die Arbeitsplätze im Homeoffice nach den jeweils geltenden IT-Sicherheitsrichtlinien zu konfigurieren.

Schatten-IT kontrollieren

Laut einer Umfrage von YouGov unter 519 B2B Entscheidern aus Deutschland im Auftrag von SentinelOne sehen Unternehmen bei der Rückkehr ihrer Mitarbeiter ins Büro Ransomware als größte Bedrohung an. Neben dem Eindringen von Malware ins Firmennetzwerk sorgen sich die Befragten vor allem um die Synchronisation von Firmenlaptops und anderen Geräten (15 Prozent) und um die vielen verpassten Updates, die dann erst einmal ausgeführt werden müssen (10 Prozent).

Die Arbeitswelt ändert sich

Corona verändert nicht nur den Alltag sondern auch die Art und Weise, wie sich das Arbeitsleben in Zukunft gestaltet. Es hat sich gezeigt, dass moderne Technologie tatsächlich hilfreich ist, um Arbeitsabläufe auch über Entfernungen zu koordinieren. Unzählige Meetings wurden in den letzten Monaten virtuell per Videoschaltung oder Telefonkonferenz abgehalten. Das spart Zeit und Geld durch wegfallende Geschäftsreisen und damit hinfällige Spesenabrechnungen. Viele Arbeitnehmer haben die zeitliche Flexibilität und Zeitersparnis durch das Wegfallen des Arbeitsweges schätzen gelernt.

Vorteile erkennen – Produktivität steigern

Und wie sieht es in den Unternehmen aus? Diese stehen vor unterschiedlichen Herausforderungen bei der Umstellung auf Arbeitsplätze zu Hause. Vertriebs-Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen bei der SCHIFFL IT Service GmbH geben eine Einschätzung zur Unternehmens-Landschaft und zur Zukunft des digitalen Arbeitsplatzes.

So überraschend wie der Lockdown kam, so plötzlich wurde für unzählige Unternehmen das Thema „Homeoffice“ Realität. Und dennoch blieben chaotische Zustände aus. „Die größten Herausforderungen galt es beim Thema telefonische Erreichbarkeit und der Umstellung von Arbeitsprozessen zu lösen“ so Mario Strübing, Head of Sales IT-Infrastruktur. „Im Fokus stand in der Regel die Implementierung von Microsoft TEAMS als zentrale Plattform. Allerdings wurde die Lösung meistens eingeführt, ohne eine vorherige technische Analyse vorzunehmen.“ Im Bereich „Mobility“ haben die meisten Unternehmen die Umstellung gut hinter sich gebracht. „Häufig war die Anzahl der im Homeoffice arbeitenden Personen so nicht geplant“, ergänzt Thomas Ziegler, Key Account Manager Enterprise Mobility. „Daher musste Hardware in Form von Notebooks oder Headsets nachgerüstet und Software-Lizenzen erworben werden.“

Entsprechend den Anforderungen innerhalb der Unternehmen schwankte auch die Bandbreite des Supports. Häufig musste die Zugangstechnologie aufgerüstet werden: „Einen großen Bedarf gab es bei der Einrichtung der VPN-Einwahl für die Anwender und der Erhöhung Bandbreite im Rechenzentrum“, so Mario Strübing.

Einige Firmen waren zwar in puncto Infrastruktur gut aufgestellt, doch die meisten Unternehmen haben hier Nachholbedarf. Spannend ist die Frage, ob Homeoffice und Digitalisierung der Arbeitsplätze auch nach der Pandemie Bestand haben. „Dieses Jahr wird die Sicht auf Homeoffice nachhaltig positiv verändern“, ist sich Thomas Ziegler sicher. „Viele Unternehmen haben darüber hinaus erkannt, dass sich die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert hat“, ergänzt Mario Strübing. Und Vorteile sieht Thomas Ziegler auch für die Beschäftigten: „Die Arbeitnehmer sparen Zeit und sind flexibler erreichbar“.

Mit der verstärkten Einführung von Homeoffice-Arbeitsplätzen lassen sich neue Trends ausmachen. „Die wichtigsten neuen Trends sind aus meiner Sicht die Telefonie via Microsoft Teams sowie Videokonferenzen als vorherrschende Meeting-Form“, prophezeit Thomas Ziegler.

Viele Vorteile durch Homeoffice

Auch auf Führungsebene gibt es neue Erkenntnisse. Denn anstatt entgegen aller Befürchtungen zu Hause die Arbeit schleifen zu lassen, wird diese durch die Mitarbeiter teilweise deutlich effizienter und schneller gelöst als im Büro. Laut einer aktuellen Umfrage der DAK Gesundheit im Juli sind sich zwischen 49 und 54 Prozent der Befragten sicher, dass sie auch nach der Krise weiter die Möglichkeit haben wollen, zumindest einen Teil der Arbeitszeit im Homeoffice zu arbeiten. Für 68 Prozent der Befragten ist der Zeitgewinn durch den Wegfall von Pendelfahrten der am häufigsten genannte Vorteil der Arbeit im Homeoffice. Immerhin 66 Prozent können Beruf und Familie besser miteinander vereinbaren. Interessant hierbei ist die Tatsache, dass dies mehrheitlich die 30- bis 39-Jährigen so empfinden.

Eine aktuelle Online-Befragung des Bayerischen Forschungsinstitut für Digitale Transformation (bidt) unter 1.500 erwachsenen berufstätigen Internetnutzern in Deutschland kommt zu ähnlichen Ergebnissen. So sind mehr als 80 Prozent der Befragten mit ihrer Situation im Homeoffice zufrieden. Rund 70 Prozent wünschen sich, nach der Coronakrise häufiger im Homeoffice arbeiten zu können als zuvor. Wichtig für Arbeitgeber: 55 Prozent der Befragten befürchten, dass nach der Krise die Homeoffice-Möglichkeiten wieder auf das Vorkrisenniveau reduziert werden.

Aber: nicht alles ist gut…

Allerdings zeigt sich auch, dass Homeoffice nicht für jeden passend ist. Viele schätzen das Büro und die Nähe zu ihren Kolleginnen und Kollegen, benötigen den permanenten Austausch mit anderen Menschen sowie den persönlichen Kontakt. Sicher ist auch, dass regelmäßige Treffen mit den Kollegen für einen reibungslosen Arbeitsablauf unabdingbar sind. Laut der DAK-Studie fehlt vor allem jungen Mitarbeitern/innen durchs Homeoffice eine klare Trennung zwischen Beruf und Privatleben. Darüber hinaus ist die Gefahr groß, dass beim Arbeiten im eigenen Wohnzimmer mit unpassender Ausstattung Standards der Arbeitsplatz-Ergonomie verloren gehen.

Die Chancen richtig nutzen

Die verstärkte Homeoffice-Nutzung ist zusammen mit den hohen Zufriedenheitswerten eine gute Chance, die ausgeprägte Präsenzkultur zu überwinden. Erste hochrangige Manager großer Unternehmen haben bereits eine Ausweitung der Homeoffice-Nutzung angekündigt. Es zeichnet sich ab, dass zunehmend mehr Unternehmen nach der Coronakrise die Nutzung von Homeoffice verstärken möchten. Wichtig ist es, die richtige Balance zwischen Büro- und Heimarbeit zu finden. Die Professoren Johann Weichbrodt und Hartmut Schulze von der University of Applied Sciences and Arts Northwestern Switzerland kommen in einer Untersuchung zu dem Schluss, dass zwei bis drei Präsenztage pro Woche für den Informationsaustausch und das Pflegen der sozialen Kontakte zu den Kollegen ausreichend sind.