808.000 Hektar Fläche, 755.000 Hektar Wald und mehr als 3.500 Smartphones in einem neuen EMM-System – eine Herausforderung für GEMA.
Die Bayerischen Staatsforsten bewirtschaften für den Freistaat Bayern mit rund 2.700 Beschäftigten den gesamten bayerischen Staatswald. 41 Forstbetriebe mit 370 Revieren pflegen dabei ein 808.000 Hektar großes Gebiet.
Die Erreichbarkeit der Mitarbeiter wird unter anderem durch den Einsatz von rund 3.500 Smartphones sichergestellt. Die Verwaltung dieser großen Zahl an Endgeräten erfolgte mit Hilfe eines Enterprise Mobility Management-Systems (EMM). Ende des ersten Quartals 2020 wurde dann die alte Plattform abgekündigt, so dass sich die Bayerische Staatsforsten auf die Suche nach einer neuen Plattform begeben musste. Im Rahmen des Vodafone-Partnerprogramms Solution Factory hat man schließlich mit der GEMA Kontakt aufgenommen.
„Die Zielvorgaben waren von Anfang an sportlich“, erinnert sich Matthias Frost, Bereichsleiter Informations- und Kommunikationstechnik bei den Bayerische Staatsforsten AöR. „Wir mussten rund 3.500 Smartphones aus dem alten System herauslösen, neu aufsetzen und dann wieder in die neue Umgebung unter VMware Workspace One einbinden. Und das alles bis zum 30. November.“ Dies war allerdings nicht die einzige Hürde. Der Abschluss eines neuen Vertrages war nicht so einfach, denn für das staatliche Unternehmen bestand in diesem Fall ein Dreiecksverhältnis zwischen dem Freistaat Bayern als Rahmenvertragspartner, Auftraggeber und Auftragnehmer.
„Was mir an GEMA von Anfang an gut gefallen hat, ist das alle Ansprechpartner immer sehr pragmatisch unterwegs waren. So hat man uns noch bevor es einen gültigen Vertrag gab, die Plattform unter VMware Workspace One in der Cloud zur Verfügung gestellt, so dass wir schon testen konnten.“ Diesem bedarfsorientierten Ansatz der GEMA ist es zu verdanken, dass den Bayerische Staatsforsten schon Mitte August letzten Jahres die Testplattform zur Verfügung gestellt werden konnte. „Das war sehr wichtig“, so Frost, „denn sonst hätten wir nicht Mitte September mit der Pilotphase anfangen können. Diese Vorgehensweise hat dem gesamten Projekt sehr gutgetan.“
Die Spezialisten der GEMA haben zusammen mit den Bayerischen Staatsforsten für die verschiedenen Geräte und Benutzerprofile unterschiedliche Templates angelegt, was bis Mitte September erfolgen musste. Denn der erste Pilot Roll-Out erfolge laut Zeitplan Mitte September. Für die Umstellung der 3.500 Geräte blieben dann nur noch zwei Monate übrig.
„Wenn wir diese nur aus der alten Umgebung hätten umziehen müssen, wäre das kein Problem gewesen“, sagt Matthias Frost. „Doch wir haben im Rahmen des Projektes gleichzeitig auf Android for Works umgestellt. Damit mussten alle Geräte komplett neu installiert werden, was unser internes Technik-Team gelöst hat.“ Mit Hilfe der „Zero-Touch“-Funktion von Google konnte dieser Vorgang letztendlich weitgehend automatisiert werden. Um aber auch technisch nicht so versierte Mitarbeiter bei der Smartphone-Konfiguration zu unterstützen wurden spezielle Schritt-für-Schritt-Anleitungen entworfen.
„Anfang Oktober haben wir den eigentlichen Roll-Out gestartet und Ende Dezember hatten wir dann tatsächlich alle Geräte umgestellt“, blickt Frost zurück. Hier hat auch die Vodafone die Bayerischen Staatsforsten unterstützt und die Abschaltungsfrist der alten Managementumgebung unbürokratisch auf Ende Dezember verlängert.
Die Neueinrichtung der Smartphones haben die Bayerische Staatsforsten mit der eigenen IT-Abteilung durchgeführt. Keine einfache Aufgabe. „Pro Gerät dauert eine Neuinstallation bei einer guten Internet-Verbindung etwa 45 Minuten. Es kann aber bei geringen Bandbreiten auch 3-4 Stunden dauern. Das wiederum legt den betroffenen Kollegen lahm, da er das Handy mitnehmen muss, um beispielsweise die Rettungskette bei der Arbeit im Wald sicher zu stellen. Ein echter Kostenfaktor für das Unternehmen“, erläutert Matthias Forst. „Hohe Bandbreiten sind in Bayern flächendeckend noch nicht verfügbar. Daher haben wir unseren Betrieben empfohlen, ihr Personal an den Standorten zusammen zu holen, da diese mit schnellen Internetzugängen ausgerüstet sind.“
Heute sind alle Herausforderungen gelöst. „Die neue Plattform unter VMware Workspace One in der Cloud läuft im Gegensatz zu unserer vorherigen Lösung sehr stabil und zuverlässig“, so Frost. Mit Vodafone als starkem Partner im Hintergrund konnte die GEMA dieses Mammut-Projekt in knapp einem halben Jahr erfolgreich abschließen. Hier hat sich die Mitgliedschaft der SCHIFFL IT Service GmbH/GEMA in der Vodafone Business Solution Factory erneut bewährt.
Aufgrund der eigenen IT-Abteilung sind die Bayerische Staatsforsten in der Lage, diese administrativen Leistungen zu erbringen. Anders ist das bei kleineren Unternehmen oder Behörden mit kleinen IT-Abteilungen. Für diese wird in der Regel ein maßgeschneidertes Servicepaket erarbeitet, welches die Kunden über die Laufzeit des Vertrages begleitet, um die interne IT-zu entlasten. Zeitaufwendige Aufgaben werden dann etwa durch die Spezialisten der GEMA übernommen und abgewickelt. Die Kosten hierfür sind nicht hoch und betragen in der Regel einen Bruchteil dessen, was für eigenes Personal aufgewendet werden müsste. Abgesehen von den Kosten für kontinuierliche Schulungen der IT-Mitarbeiter, damit diese stets auf dem aktuellen Stand der Entwicklungen bleiben.